Pada Instansi pemerintahan, BUMN, maupun swasta melakukan perjalanan dinas baik dalam dan luar negeri sudah biasa dilakukan. Perjalanan dinas merupakan perjalanan ke suatu tempat dengan tujuan untuk melakukan kegiatan yang berkaitan dengan pekerjaan di daerah atau wilayah lain. Perjalanan dinas dilaksanakan oleh pegawai yang berkaitan dengan tugas pekerjaan untuk jangka waktu tertentu. Perjalanan dinas biasanya ditentukan oleh perusahaan, baik dari tempat tujuan yang akan dikunjungi serta fasilitas yang akan didapatkan ketika melakukan perjalanan dinas. Semua biaya yang dibutuhkan untuk melakukan perjalanan dinas, ditanggung oleh perusahaan atau instansi. Biaya tersebut berupa biaya transportasi, penginapan, makan, honor, dan tunjangan lainnya.
Pada beberapa perusahaan dan instansi pemerintah, prosedur untuk melakukan perjalanan dinas sebagian besar meliputi:
- Perencanaan dinas
- Pengajuan akomodasi
- Membuat laporan perjalanan dinas (terkait kegiatan yang dilakukan)
- Membuat laporan akomodasi
Agar semua laporan terkait perjalanan dinas dapat dilakukan secara efektif dan efisien, maka dapat dibuat sistem informasi atau aplikasi yang memungkinkan perusahaan atau instansi mengelola perjalanan dinas yang dilakukan oleh pegawai. Salah satu instansi yang sudah membuat aplikasi perjalanan dinas adalah Kementerian Sekretariat Negara (Setneg). Pada Kementerian Sekretariat Negara, terdapat Biro KTLN yang mempunyai tugas sebagai penyelenggaraan koordinasi perencanaan, pelaksanaan, monitoring, evaluasi, dan fasilitasi kerjasama teknik antara Pemerintah Indonesia dengan mitra pembangunan luar negeri, serta penanganan administrasi persetujuan perjalanan dinas luar negeri. Maka dari itu,untuk mempermudah operasional pengelolaan administrasi perjalanan luar negeri, maka biro KTLN membuat Aplikasi Sistem Informasi Kerjasama Teknik Luar Negeri (Modul PDLN) Kementerian Sekretariat Negara, sehingga pemantauan dan penyampaian laporan layanan Perjalanan Dinas Luar Negeri (PDLN) dapat dilakukan melalui gadget pengguna dimanapun dan kapan saja. Aplikasi PDLN ini tersedia pada Android dan IOS.
Berikut ini adalah beberapa fitur dan tampilan aplikasi Perjalanan Dinas Luar Negeri.
Melakukan Cek Permohonan Perjalanan Dinas
Pada aplikasi ini terdapat menu untuk melakukan cek permohonan perjalanan dinas. Cek permohonan ini memungkinkan peserta perjalanan dinas maupun pihak lain dapat melihat status apakah permohonan untuk pengajuan perjalanan dinas sudah diproses atau belum.
Untuk melakukan cek permohonan, pengguna dapat menginputkan kata kunci berdasarkan nomor registrasi, nomor surat, dan nama peserta.
Dashboard
Pada dashboard terdapat informasi Draft, Surat Masuk, Dalam Proses, Dikembalikan, Disetujui dan Arsip.
Detail Status Permohonan Dalam Proses
Berisi daftar permohonan dengan status dalam proses setneg disertai detail permohonannya. User bisa mengklik permohonan jika ingin melihat detailnya.
Detail Status Permohonan Disetujui
Berisi permohonan dengan status disetujui disertai detail permohonannya. Pengguna dapat mengklik permohonan jika ingin melihat detailnya.
Pengguna juga dapat mengunduh surat persetujuan yang digunakan sebagai bukti bahwa perjalanan dinas disetujui. Selain itu, surat ini juga merupakan sebagai bukti bahwa pegawai tersebut adalah benar sedang melakukan perjalanan dinas.
Laporan Hasil Penugasan
Dalam melakukan perjalanan dinas, pegawai biasanya wajib melaporkan hasil kegiatan dinas. Maka dari itu, pada aplikasi ini dilengkapi fitur laporan hasil penugasan. Fitur ini digunakan untuk menyampaikan laporan hasil Penugasan, berupa laporan substansi, laporan realisasi biaya/keuangan, dan upload foto kegiatan. Laporan hasil kegiatan ini adalah sebagai bukti bahwa pegawai benar-benar sudah melakukan perjalanan dinas.
