Aplikasi Kepegawaian: Pengelolaan Data Kepegawaian Menjadi Semakin Mudah

Overview

Kebutuhan yang paling mendasar pada kegiatan operasional di lingkungan Kementerian/Lembaga/Pemerintah Daerah/Instansi Lainnya (K/L/D/I) adalah pengelolaan sumber daya manusia yang meliputi, pengelolaan data pegawai, absensi, pengelolaan tunjangan kinerja, kenaikan pangkat, mutasi, dan lain sebagainya. Untuk memudahkan hal tersebut setiap K/L/D/I perlu mempunyai sistem aplikasi yang dapat membantu mengelola semua hal terkait kepegawaian. Hal tersebut juga merupakan upaya dalam mematuhi instruksi presiden untuk menerapkan teknologi informasi di dalam instansi pemerintahan agar tercipta tata kelola pemerintahan yang baik dan efisien. Penerapan teknologi informasi untuk pengelolaan sumber daya manusia di lingkungan K/L/D/I diantaranya adalah:

1. Manajemen Data Kepegawaian

Manajemen data kepegawaian berisi informasi lengkap tentang pegawai, serta riwayat hidup pegawai yang disimpan pada aplikasi. Dengan adanya aplikasi kepegawaian, maka biro kepegawaian tidak perlu menyimpan data fisik tentang semua data pegawai. Sementara itu, akan dengan mudah mencari data karyawan pada suatu instansi.

2. Manajemen Absensi

Sesuai dengan arahan menteri PAN RB tahun 2016 semua K/L/D/I perlu mengoptimalkan penggunaan absensi berbasis elektronik guna menghindari adanya kecurangan dan/ atau manipulasi data yang berhubungan dengan kehadiran pegawai. Karena hasil absensi tersebut dapat menjadi bahan untuk monitoring dan evaluasi tingkat kedisiplinan para ASN. Manajemen absensi ini juga perlu diintegrasikan dengan sistem lain terkait pengelolaan pegawai di setiap instansi masing-masing. Karena akan berhubungan dengan ketidakhadiran seperti izin, dan cuti.

 Laporan Kehadiran
Laporan Kehadiran

Pada manajemen absensi kepegawaian terdapat Laporan Kehadiran pada rentang waktu tertentu, jam masuk, jam keluar, dan durasi kerja.

3. Dashboard Statistik

Dashboard statistik pada aplikasi kepegawaian memuat informasi mengenai visualisasi dari rangkuman data kepegawaian , yang meliputi: 

  1. Statistik Jumlah Pegawai
  2. Pegawai Per Wilayah
  3. Jumlah Pegawai per Tingkat Pendidikan
  4. Statistik jumlah pegawai aktif per-rentang usia
  5. Statistik Jumlah Pegawai Aktif Per Pangkat
  6. Statistik Jumlah Pegawai per Unit Kerja
  7. Statistik jumlah pegawai per- status (aktif, meninggal, pensiun)
  8. Waktu KGB berikutnya
  9. Waktu Naik Pangkat Berikutnya
  10. Ulang tahun pegawai yang aktif satu Instansi dalam rentang waktu  harian
  11. Pengumuman
  12. Data statistik tersebut bisa dicetak dengan format file excel maupun CSV
Statistik Kepegawaian
Statistik Kepegawaian

4. Statistik Kehadiran

Aplikasi ini akan menampilkan statistik kehadiran setiap pegawai maupun pada satuan kerja tertentu.

Statistik Kehadiran
Statistik Kehadiran
Rekap Statistik Absensi Pegawai
Rekap Statistik Absensi Pegawai

5. Riwayat SK

Aplikasi ini akan menampilkan riwayat SK yang sudah pernah pegawai dapatkan. Sehingga instansi tidak perlu menyimpan arsip berkas SK fisik. Dengan adanya riwayat SK pada aplikasi akan memudahkan biro kepegawaian maupun pegawai dalam mencari salinan SK dengan cepat.

6. Cuti dan Izin

Pegawai dapat dengan mudah melakukan permohonan izin maupun cuti pada aplikasi.

Form Permohonan Izin
Form Permohonan Izin

Pegawai juga dapat melihat jatah sisa cuti pada aplikasi.

 List Permohonan Izin
List Permohonan Izin

7. Laporan Kinerja

Pegawai dapat melaporkan kinerja pada aplikasi ini, baik berupa file, timesheet atau log book.

8. Tunjangan Kinerja

Menu ini dapat menampilkan perhitungan tunjangan kinerja, laporan tunjangan kinerja bagi semua pegawai yang berisi jumlah tunjangan yang diberikan, pengurangan tunjangan, dan sebagainya.

Laporan Tunjangan Kinerja

9. Kenaikan Gaji Berkala dan Kenaikan Pangkat

Kenaikan gaji berkala adalah kenaikan gaji yang diberikan kepada pegawai negeri sipil yang telah mencapai masa kerja golongan yang ditentukan untuk kenaikan gaji berkala yaitu setiap 2 (dua) tahun sekali dan apabila telah memenuhi persyaratan berdasarkan peraturan perundang-undangan yang berlaku.

Dengan aplikasi kepegawaian, pegawai dapat dengan mudah melihat informasi terkait kapan pegawai tsb akan mendapatkan KGB. Informasi ini akan tampil pada dashboard aplikasi. Saat pegawai naik gaji, akan terbit SK KGB beserta notifikasi apabila akan mendapatkan kenaikan gaji berkala.

Berikut ini adalah Rule KGB:

  • Pegawai yang belum KGB sama sekali, maka +2 tahun dari masa kerja NIP, misal: masuk pns 2011, maka KGB tahun 2013
  • Jika sudah pernah KGB, maka +2 tahun dari KGB terakhir
  • Kecuali golongan 2A, maka KGB nya hanya 1 tahun, KGB berikutnya normal 2 tahun sekali.
Informasi Kenaikan Gaji Berkala
Informasi Kenaikan Gaji Berkala

Dengan aturan seperti itu, akan menyulitkan biro kepegawaian dalam suatu instansi untuk menghitung KGB, maka dari itu dengan adanya aplikasi kepegawaian ini akan memudahkan biro kepegawaian dalam menghitung KGB, mengelola siapa saja yang akan mendapatkan KGB. Informasi mengenai KGB tersebut dapat dilihat pada dashboard aplikasi.

Selain itu pegawai dapat melihat kenaikan pangkat. Aplikasi ini menampilkan informasi terkait kapan pegawai tersebut akan naik pangkat. Waktu naik pangkat ini akan muncul pada dashboard aplikasi. 

10. Mutasi Pegawai

Menu ini menampilkan manajemen mutasi pegawai yang diantaranya adalah prosedur mutasi pegawai, dari mulai proses pengajuan hingga persetujuan.

Masih banyak fitur yang dapat dibuat untuk mempermudah operasional khususnya pada manajemen kepegawaian di lingkungan K/L/D/I. Beberapa fitur yang sudah disebutkan di atas, dapat diterapkan juga pada perusahaan BUMN maupun Swasta. Karena secara umum sudah mencakup kebutuhan pengelolaan sumber daya manusia pada organisasi. Untuk itu apabila perusahaan Anda membutuhkan Sistem Informasi Kepegawaian, maka Anda dapat menghubungi PT. Javan Cipta Solusi (www.javan.co.id) atau melalui form https://portofolio.javan.co.id/contact-us/. Kami sudah memiliki beberapa pengalaman dalam mengembangkan Sistem Informasi Kepegawaian di berbagai Instansi Pemerintahan dan Swasta. Sesuai dengan tujuan perusahaan kami, yaitu menjadi Business Optimization Partner untuk perusahaan Anda, maka kami sangat siap membantu Anda dalam membuat perusahaan Anda tidak lagi kesulitan dalam mengelola sumber daya manusia. Sehingga biro kepegawaian dan HRD pada organisasi/perusahaan bisa lebih fokus untuk mengatur strategi yang lebih matang dalam meningkatkan kemampuan dan kebahagiaan karyawan.

Leave Comment

Your email address will not be published.