Human Resource Management System (HRMS) – Efisiensi Kinerja HCD dalam Perusahaan

Dewasa ini, peran Human Capital Development (HCD) semakin berkembang dan meluas. Berawal dari personalia yang cakupannya berfokus pada administrasi karyawan, hingga saat ini dimana HCD memandang karyawan lebih berharga daripada aset yang dimiliki. Untuk itu HCD akan memfasilitasi dan membuka seluas-luasnya kesempatan untuk karyawan yang ingin mengembangkan potensi, inisiatif dan kreatifitasnya dengan tujuan untuk kemajuan perusahaan. Berawal dari hal tersebut, maka pekerjaan seorang HCD pun kini semakin bertambah. Untuk membantu pekerjaan seorang HCD, tak dapat dipungkiri lagi, kini perusahaan membutuhkan peran Human Resource Management System (HRMS) sebagai upaya otomatisasi khususnya pada sektor kepersonaliaan.

Apa itu Human Resource Management System (HRMS)?

Human Resource Management System (HRMS) merupakan sebuah sistem yang dibuat dengan tujuan menggabungkan antara manajemen sumber daya manusia dengan teknologi informasi agar pengelolaan sumber daya manusia menjadi lebih mudah, lebih simple, lebih teratur juga lebih objektif. Lantas apa saja sistem yang dimaksud? Mari kita bahas satu persatu.

Arsip data diri karyawan

Fitur arsip karyawan ini memuat semua data diri karyawan secara lengkap, mulai dari CV, jabatan, status pekerjaan, unit/subunit/bagian hingga supervisor yang bertanggung jawab pada karyawan tersebut. HCD atau bahkan jajaran direksi, akan dengan mudah mendapatkan data lengkap karyawan. Dengan menggunakan fitur ini pun, Divisi HCD kini menjadi paperless, semua sudah tersimpan rapi dan aman secara digital, tak perlu lagi mencetak dokumen dan mengarsipkannya pada lemari arsip yang akan memakan waktu dan tempat. Efisien bukan?

Perijinan seperti cuti, sakit dan ijin

Perijinan, cuti atau istirahat karena sakit merupakan hak karyawan yang harus dipenuhi oleh perusahaan sesuai dengan aturan perundang-undangan yang berlaku. Agar pengarsipan, jatah aproval dan alasan yang diutarakan oleh karyawan tetap terdokumentasi dengan rapi, tentunya fitur apply leave ini adalah yang paling dibutuhkan. Dengan mengisi form singkat, karyawan dapat dengan mudah mengajukan perijinan. Tak lupa menampilkan juga jatah perijinan yang dimiliki pada bagian leave balance agar karyawan dapat mengatur dan memanfaatkan jatah yang diberikan padanya dengan baik.

Setelah karyawan mengajukan perijinan yang dikehendaki, maka permohonan akan otomatis terkirim pada HCD dan juga pada supervisor terkait untuk diberikan keputusan apakah permohonannya dikabulkan atau tidak. Tak hanya itu, pengingat permohonan yang dikirimkan oleh karyawan pun akan terkirim melalui surel HCD maupun supervisor terkait.

Absensi/catatan kehadiran

HRMS juga harus dapat mencatat absensi karyawan, mengingat kehadiran karyawan merupakan salah satu indikator penting bagi penilaian kinerja seorang karyawan. Data yang dikumpulkan bersifat harian, yang didalamnya ada nama karyawan, jam masuk, jam keluar dan durasi kerja diantara jam masuk dan jam keluar. Ingat, berdasarkan UU no 13 Tahun 2009, jam kerja karyawan adalah 40 jam per minggu.

Seluruh catatan absensi karyawan, dapat ditampilkan dengan mudah hari demi hari sesuai yang diinginkan. Data yang jelas dan valid seperti ini, tidak akan bisa lagi ada celah untuk kecurangan absensi yang mungkin dilakukan oleh karyawan nakal.

Akuntabilitas performa karyawan sesuai KPI yang ditetapkan

Setiap perusahaan tentunya sudah menetapkan target untuk seluruh karyawannya, bisa per divisi maupun target perorangan. Dengan adanya fitur Key Performance Indicator, semua menjadi lebih mudah dan jelas (perusahaan mendapat kemudahan dalam memberikan target yang diharapkan pada karyawan dan begitupun karyawan mendapatkan kejelasan tentang apa target yang perusahaan harapkan dari dirinya). Dilengkapi juga dengan penilaian kuantitas untuk masing-masing indikator yang sudah ditetapkan, perusahaan/supervisor/atasan dapat memberikan penilaian secara langsung pada fitur ini.

Rekrutmen

Pekerjaan seorang HCD tidak lepas dari penerimaan karyawan (rekrutmen), maka dalam HRMS fitur rekrutmen akan sangat dibutuhkan. Fitur ini memfasilitasi daftar lowongan pekerjaan yang sedang dibuka oleh perusahaan mulai dari bagian, jabatan hingga penanggung jawab untuk pelaksanaan rekrutmen yang dimaksud.

Dari daftar lowongan pekerjaan, lebih detail lagi HCD dapat menambahkan kandidat yang sedang diproses untuk mengisi lowongan pekeraan yang ada berikut dengan status/progress yang sudah dijalani (apakah baru dihubungi, sudah menjalani tes, diundang wawancara, ditolak atau dipekerjakan). HCD pun dapat mengunggah resume atau data diri yang kandidat kirimkan sehingga pengarsipan lebih baik.

Profil pribadi karyawan

Karyawan akan memiliki akun pribadi pada HRMS yang dapat diakses dimana saja dan kapan saja, baik itu melalui laptop, komputer maupun telepon genggam pribadi. Hal tersebut merupakan bentuk transparasi perusahaan pada karyawannya. Apa saja data yang ditampilkan dalam fitur data pribadi karyawan ini?

Personal Detail

Menampilkan data pribadi karyawan, seperti nama, nomor induk karyawan, nomor KTP, tempat tanggal lahir, nomor BPJS, nomor rekening, nomor NPWP, nomor ijasah, nomor kartu keluarga dan lain sebagainya. Jika suatu waktu karyawan membutuhkan data dirinya seperti nomor BPJS dan nomor NPWP (dan sedang tidak membawa kartu fisiknya), karyawan dapat dengan mudah mengetahui informasi yang diperlukan dengan mengakses akun HRMS pada telepon genggamnya. Pada personal detail inipun, dapat diunggah hasil scan dari kartu-kartu identitas karyawan, ijasah, resume dan data pribadi (fisik) lainnya yang dimiliki oleh karyawan tersebut. Disamping itu, HCD pun dapat menambahkan kolom lainnya yang dibutuhkan seperti contohnya akun sosial media. Proses pengunggahan dapat dilakukan oleh HCD (sebagai admin) atau oleh karyawan itu sendiri.

Contact Detail

Mencakup alamat lengkap, nomor telepon juga alamat surel karyawan. Disini pun sama, dapat diunggah hasil scan data (fisik) yang dimiliki karyawan.

Emergency contacts

Adalah informasi tentang kontak orang terdekat karyawan yang dapat dihubungi dalam keadaan darurat.

Dependents

Merupakan data lengkap tentang “tanggungan” seorang karyawan, seperti istri/suami dan anak.

Immigration

Adalah data yang berhubungan dengan kantor imigrasi, seperti passport. Data ini akan mempermudah proses persiapan jika suatu saat karyawan yang dimaksud akan ditugaskan untuk dinas ke luar negeri.

Job

Berkaitan dengan rincian pekerjaan karyawan, seperti divisi, status karyawan (masa percobaan, kontrak, tetap), lokasi kedinasan hingga detail kontrak (dapat pula diunggah kontrak kerja karyawan) yang sekaligus menjadi arsip.

Sallary

Informasi tentang rincian gaji karyawan dapat ditampilkan disini. Karyawan dapat mengetahui secara detail berapa pendapatan bulanan (termasuk data gaji pokok, tunjangan yang didapat).

Report-to

Sebagai karyawan, tentunya kita memiliki supervisor/atasan dimana kita mendapatkan instruksi kerja dan juga melaksanakan pelaporan hasil kerja. Disini ditampilkan data supervisor/atasan kita sebagai karyawan.

Qualification

Dimaksudkan untuk arsip data kualifikasi yang dimiliki oleh karyawan. History pelaksanaan training/seminar/workshop pun diarsip disini. Sehingga perusahaan dapat dengan mudah memonitor kemampuan/keahlian karyawan untuk menentukan delegasi pekerjaan maupun keputusan pemberian pelatihan.

Membership

Adalah data tentang kepesertaan dari karyawan yang bersangkutan terhadap organisasi eksternal. Contohnya kepesertaan pelatihan selama 1 tahun atau akses penggunaan tools penunjang kerja yang telah dibeli dari organisasi eksternal.

Pengajuan/klaim lembur

Sebelumnya disebutkan bahwa dalam 1 minggu minimal karyawan memenuhi 40 jam kerja dan jika karyawan tersebut diinstruksikan untuk bekerja lebih dari 40 jam dalam 1 minggu, maka kelebihan jam kerja tersebut dihitung sebagai lembur. Administrasi terkait lembur haruslah sesuai dengan kondisi di lapangan dan pengarsipannya pun harus jelas, karena hal ini berhubungan dengan pengeluaran perusahaan. Dengan fitur pengajuan/klaim lembur, perusahaan dapat dengan mudah mendapatkan data arsip terkait lembur karyawan untuk dapat dimasukkan kedalam laporan pengeluaran perusahaan, sehingga terpantau dengan jelas dan dapat pula diambil keputusan-keputusan strategis yang berhubungan dengan pelaksanaan lembur.

Laporan HCD dalam 1 kali klik

Laporan mingguan/bulanan tidak dapat dipisahkan dari sistem kerja HCD karena dari data laporan tersebutlah seorang CEO dapat bercermin akan kondisi perusahaannya. Pada HRMS, pengumpulan data untuk pelaporan tersebut menjadi mudah untuk didapatkan, jenisnya pun dapat diatur sedemikian rupa sehingga dapat menampilkan data yang diinginkan. Contohnya saja jika HCD bermaksud untuk mengambil data laporan jumlah dan status karyawan saat ini sehingga didapatkan informasi terkait jumlah karyawan masa percobaan, karyawan kontrak dan karyawan tetap. Sangat memudahkan untuk analisis data.

Payroll/penggajian

Fitur terakhir yang tak kalah penting dari sebuah HRMS adalah fitur penggajian. Sebelumnya sudah disebutkan bahwa data-data seperti absensi, BPJS, rincian gaji dan juga lembur dibutuhkan oleh divisi HCD. Hal tersebut tak ayal dibutuhkan salah satunya untuk penghitungan gaji bulan karyawan. Absensi mempengaruhi gaji karyawan karena dalam kondisi-kondisi tertentu, karyawan yang absen dapat dipotong gajinya sesuai dengan perhitungan yang proporsional sesuai aturan berlaku. Pembayaran BPJS juga ikut andil dalam perhitungan gaji karyawan, karena ada porsi pembayaran yang harus dibayar oleh karyawan (dipotong dari gaji) selain dari yang dibayarkan oleh perusahaan. Sebagai warga negara yang baik, kita harus melaporkan dan membayar pajak melalui NPWP, yang mana perhitungannya pun mempengaruhi gaji. Selanjutnya ada lembur atau bonus yang juga akan menambahkan angka pada gaji seorang karyawan. Lihat, selain gaji pokok ada banyak juga faktor yang mempengaruhi gaji karyawan. Semua hal itu, kemudian akan difasilitasi oleh HRMS dengan fitur penggajian, dimana fitur tersebut secara otomatis akan menghitung gaji bulanan karyawan dan rincian (potongan atau tambahan) lainnya yang mempengaruhi. Dengan data-data HRMS yang selalu up to date, pada waktunya tutup buku atau perhitungan gaji bulanan tentunya akan menjadi mudah mendapatkan data dan laporan. Laporan tersebut kemudian HCD sampaikan pada bagian finance untuk selanjutnya dilakukan pembayaran sesuai dengan perhitungan yang sudah lengkap. Semua menjadi mudah, cepat dan tepat.

Demikianlah yang dapat diakomodir oleh sebuah HRMS dalam membantu mengefisienkan kinerja seorang HCD. Dengan adanya HRMS, pekerjaan terkait kepersonaliaan akan jadi lebih ringan, sehingga waktu yang tadinya dihabiskan seorang HCD untuk mengurusi hal kepersonaliaan kini dapat digunakan untuk mengerjakan hal produktif lainnya seperti melakukan layanan konseling pada karyawan agar karyawan dapat mereduksi stres kerjanya dan kinerjanya dapat meningkat. Atau mungkin hal produktif lainnya?

Leave Comment

Your email address will not be published. Required fields are marked *