Pengenalan Google Docs
Google dokumen membuat siapa saja dapat bekerja bersama di dokumen yang sama dan pada waktu yang sama. Perubahan dapat disimpan secara otomatis saat kita melakukan pengetikan. Selain itu juga dapat menggunakan riwayat revisi untuk melihat versi lama dari dokumen yang sama, diurutkan berdasarkan tanggal dan siapa yang membuat perubahan. Dengan fitur ini tidak akan ada lagi kehilangan bagian dokumen akibat salah edit atau kesalahan yang tidak disengaja.
Membuat Dokumen di Google Docs
Google Docs merupakan layanan dari Google, diperlukan akun google baik Gmail maupun Email berbasis Google Apps. Google sudah mengintegrasikan akun Gmail untuk semua layanan fasilitas Google.
Terdapat 5 pilihan dokumen yang dapat kita buat, yaitu dokumen teks seperti Microsoft Word, Dokumen presentasi seperti Microsoft Powerpoint. Dokumen spreadsheet seperti Microsoft Excel, Membuat gambar seperti menggunakan Paint, Photoshop, CorelDraw dan sebagainya dan yang terakhir membuat form kuesioner online dalam pilihan form.
Sebelum masuk ke dalam Google Docs, pastikan kalian sudah memiliki akun universal Google. Apa itu akun universal Google? Jadi sekarang Google sudah mengintegrasikan akun Gmail untuk semua layanan fasilitas Google. Nah, gunakan akun itu untuk semua fasilitas Google.
- Pastikan anda memiliki akun Google,
- Buka https://docs.google.com dan masukan akun Google pada bagian login.
- Setelah login akan masuk ke halaman google doc seperti dibawah ini.
- Selanjutnya anda dapat memulai dokumen baru dengan blank dokumen ataupun menggunakan template yang sudah di sediakan.
Selain itu ada cara lain untuk membuka google dokumen.
- Login menggunakan akun gmail anda.
- Pilih drive seperti gambar dibawah ini.
- Klik New dan pilih yang anda butuhkan. Opsi yang ditawarkan diantaranya ada Folder, File Upload, Folder Upload, Google Docs, Google Sheets, Google Slides, dan masih banyak lagi.
- Klik Google Docs lalu bisi dipilih Blank document atau From a Template
- Sebagai contoh kita pilih Blank document, maka akan tampil seperti berikut ini.
Selanjutnya kita dapat memulai pembuatan dokumen menggunakan Google Document.
1. Menu File
Menu file ini hampir sama seperti yang terdapat pada Ms. Office word pada umumnya. Dalam menu file kita dapat mengatur page setup juga sesuai kebutuhan.
2. Menu Edit
Pada menu edit ini terdapat fitur undo, redo, cut, copy, paste, paste without formatting, select all ataupun find and replace seperti umumnya pada Ms. Word.
3. Menu Insert
Pada menu insert ini, terdapat fitur insert image, link, equation, drawing, chart, table, header & page number, break, bookmark ataupun table of contents, footnote, special characters maupun horizontal line.
4. Menu Format
Menu format ini kebanyakan untuk mengatur penulisan teks pada dokumen yang dibuat seperti bold, italic, strike-through, font size, paragraph style, align, line spacing, columns, bullet & numbering, maupun capitalisation.
5. Menu View
Menu ini berfungsi untuk menampilkan ruler, document outline, toolbar, dan lainnya.
6. Menu Tools
Menu tools ini digunakan untuk spelling, word count yang biasanya pada Ms. Office word akan tampil secara otomatis namun pada Google Docs kita harus mengkliknya terlebih dahulu.
7. Menu Table
Menu table itu digunakan untuk insert table dan formatter lainnya mengenai table yang sering dibutuhkan.
8. Menu Add – ons
Menu add-ons ini digunakan untuk mengelola add-ons yang dibutuhkan.
9. Menu Help
Menu help disediakan oleh Google Docs untuk report a problem ataupun dokumentasi keyboard shortcuts.
10. Quick Access Toolbar
Beberapa quick access toolbar yang disediakan Google Docs diantaranya :
- Undo
- Redo
- Paint format
- Zoom
- Font style (Heading)
- Font (Jenis Font)
- Font size
- Bold
- Italic
- Underline
- Text color
- Insert link
- Align
- Line spacing
- Numbered list
- Bullet list
- Indent
- Clear formatting
Mengganti Nama File Google Docs
Untuk mengganti nama file yang harus dilakukan adalah klik Untitled document seperti gambar diatas ini. Lalu ketik nama file yang dibutuhkan.
Menyimpan File Google Docs
Perubahan yang dilakukan pada google document akan tersimpan secara otomatis. Ini terjadi setiap 5 Menit sekali maka secara otomatis Google Docs akan menyimpannya ke dalam akun dengan catatan tidak terputus dari koneksi Internet.
Mendownload Dokumen
Jika pembuatan dokumen sudah selesai dan anda ingin menyimpannya ke dalam disk komputer maka bisa dilakukan proses download dokumen dengan ekstensi yang dibutuhkan. Dengan klik menu File > Download as > Microsoft Word (untuk mendownload dalam format doc), Anda juga bisa memilih jenis file yang ingin Anda unduh nantinya seperti rtf, pdf, ataupun ekstensi lainnya disediakan oleh google document.
Share Dokumen
Google dokumen juga dapat di share (dibagikan) kepada rekan kerja dengan cara klik button share yang terletak di pojok kanan atas.
Untuk membagikan dokumen yang perlu dilakukan adalah memasukan alamat email yang ingin kita beri akses terhadap dokumen yang dibuat. Untuk hak aksesnya ada 3 yaitu bisa melakukan pengeditan, hanya bisa komentar atau pun hanya bisa melihat. Hak akses ini bisa diatur sesuai kebutuhan.
Selain itu, ada pilihan link sharing yang lain seperti gambar diatas, diantaranya ada Public on the web yang berarti publik dapat mengakses dokumen tersebut.
Demikian basic penggunaan Google Docs yang memudahkan pengguna untuk melakukan kolaborasi penulisan dokumen secara simultan dan realtime, memudahkan monitoring progress pekerjaan oleh atasan, serta memungkinkan seseorang bekerja dimana saja dengan Laptop/PC yang berganti-ganti, bahkan dengan perangkat mobile.